Ce constat est assez dingue : nous allons tous développer et donc gérer des dizaines – parfois des centaines – de projets au cours de notre vie : dans notre job, dans notre vie de couple ou de famille, dans notre vie sociale… Parfois, ces projets seront secondaires, mais parfois, ils seront essentiels, avec des conséquences déterminantes. Et malgré cela, dans le cursus scolaire, ce thème est à peine abordé ! Raison de plus pour rattraper ici son retard, non ?
I- Gérer un projet, pour quoi faire ?
Avant toute chose, il convient de définir ce qu’est un projet. Car trop souvent, un projet est surtout associé à un planning, à des taches à exécuter ! Or, un projet, c’est bien plus que ça !
Selon le Project Management Institute, un projet, c’est toute activité réalisée en une seule fois, qui a un début et une fin, et qui vise à créer un produit ou un service unique.
C’est assez vaste comme définition et à mon sens ambiguë. Donc, après 25 ans sur le sujet, je me suis concocté une définition, à la fois plus simple à comprendre, et plus complète. Pour que tout le monde soit à l’aise avec ces notions, on va considérer qu’un projet, c’est :
. un objectif à atteindre,
. dans un laps de temps déterminé,
. avec des moyens définis.
En gros, tu dois faire ça pour telle date et voilà les moyens qu’on te donne, ou qui sont à ta disposition.
Le projet est le brouillon de l’avenir. Parfois, il faut à l’avenir des centaines de bouillons.
Jules Renard
Et là ça devient à la fois plus clair, plus accessible, et aussi plus précis !
On va donc bien faire la distinction entre une liste de tâches à exécuter – qui demande très peu de préparation, d’un projet, qui s’inscrit dans le temps et qui a une certaine ambition.
Gérer un projet consistera donc à déployer une méthode structurante, depuis le début jusqu’à la fin du projet, qui permettra :
– d’identier toutes les facettes qui constituent un projet (objectif, enjeux, contraintes, risques…)
– de suivre de manière pragmatique le déroulé des interventions
– d’anticiper et de faire face aux aléas
– d’impliquer toutes les parties prenantes
– d’être en accord avec le commanditaire
–… et bien d’autres choses encore !
Avec pour objectif de gagner en efficacité et de se donner un maximum de chances de réussite, pour arriver dans les meilleures conditions et le plus rapidement possible au résultat escompté.
II- projets impactants ou secondaires : 4 exemples !
On a dit qu’on allait gérer au cours d’une vie des dizaines de projets...
Il est évident que tous ces projets ne demandent pas les même précautions à prendre, le même soin à apporter à la définition ou à la réalisation. Et pourtant… c’est souvent ce que je constate dans la réalité ! On gère tous les projets de la même manière !
Ce qui est idiot car ils n’ont pas tous la même ambition. Certains seront déterminants, et feront basculer une vie – dans le bon ou le mauvais sens – alors que d’autres auront des impacts très limités. C’est donc la toute 1ère chose à déterminer lorsqu’on démarre un projet : connaître son impact, et déterminer son niveau stratégique.
Pour bien comprendre cette notion, on va prendre 4 exemples de projets personnels qui peuvent correspondre à nombre d’entre nous :
– une recherche de job,
– une rénovation de maison,
– un voyage,
– une création d’activité.
Et sur chacun d’entre eux, selon le contexte, on va tenter de catégoriser chaque projet qu’on va rencontrer en :
– projets secondaire ou marginal : impact faible
– projet important ou signifiant : impact moyen
– projet essentiel ou stratégique : impact fort
Nota : le terme secondaire n’est pas péjoratif ici : un projet secondaire n’est pas un projet inutile ou sans intérêt ! C’est tout simplement un projet qui a peu d’impact sur une vie ou un environnement.
JOB
S’il s’agit d’un job d’été, l’impact sera faible. Si c’est le 1er job, l’impact sera relativement important, car il déterminera à la fois notre niveau de confiance vis à vis du monde professionnel , et notre engagement. S’il s’agit enfin d’une réorientation professionnelle, à 45 ans par exemple, l’impact sera encore plus fort.
maison
S’il s’agit d’une rénovation d’une pièce ou de travaux d’aménagements intérieurs, l’impact de ce projet sera faible. Si c’est la réalisation d’une mezzanine ou d’une véranda, avec l’aide de professionnels, l’impact sera plus important mais essentiellement financier. S’il s’agit enfin d’une grosse rénovation, qu’on va conduire nous-même avec un budget très resserré, alors l’impact sera très fort car il pourrait aussi y avoir, au delà des aspects financiers, des impacts sur la survie du couple.
voyage
S’il s’agit d’un voyage d’une semaine en couple dans un lieu qu’on connait bien l’impact sera faible. S’il s’agit d’un voyage d’un mois, avec son copain d’enfance dans un lieu inconnu, l’impact sera plus conséquent. S’il s’agit enfin d’un tour du monde pendant 1 an avec compagne/compagnon et enfants, alors ce projet sera très impactant sur la vie de la famille.
création
S’il s’agit d’une petite activité annexe qu’on met en place pour se faire plaisir, qui prend 20% du temps, de fabrication de bijoux par exemple, alors c’est un projet accessoire. S’il s’agit par contre d’une activité qui prend 100% du temps qu’on va tester pendant quelques mois avec un plan B en cas d’échec alors c’est un projet signifiant. S’il s’agit d’une véritable activité, un projet auquel on pense depuis des années et qui demande 1 ou 2 ans de préparation sans véritable plan B, alors c’est un projet véritablement essentiel avce des conséquences à long terme
Vous commencez à bien comprendre la nuance entre ces 3 types de projet et l’importance de les différencier ? Tout simplement parce qu’ils ne seront pas gérés de la même manière.
Car il est assez évident que gérer de manière efficace et fiable un projet stratégique ou signifiant sera fondamental !
Un projet secondaire pourra faire l’objet d’une todo-list, d’un planning soft, d’une ou deux réunion de travail, car le succès potentiel du projet ne dépendra pas véritablement de sa préparation.
Par contre, un projet important et surtout stratégique nécessitera un travail de préparation et de suivi important. Une méthodologie adaptée, pour à la fois prévenir les risques et garantir au maximum les chances de succès, sera donc indispensable.
III- 12 exemples de projets dans la sphère personnelle
En projets personnels, on aura par exemple :
. un projet d’études, courtes ou longues
. l’organisation d’un évènement, un mariage par exemple
. la construction d’une maison
. la rénovation d’une maison
. l’organisation d’un voyage autour du monde
. un changement de job
. un changement de métier
. l’organisation des 50 ans de mariage des parents
. la participation à un salon
. une reprise d’études à 45 ans, après 20 ans d’activité
. un déménagement avec sa famille à 1.000 kilomètres
. l’organisation d’un festival de musique
… et plein d’autres encore !
IV- 12 exemples de projets dans la sphère professionnelle
En projets professionnels, on est plus habitué, ce qui ne veut pas dire que c’est forcément bien traité – j’en reparlerai spécifiquement plus tard, on aura par exemple :
. le déménagement vers de nouveaux locaux professionnels
. le développement d’un nouveau produit ou service
. l’organisation d’un salon professionnel
. la mise en place d’une norme
. la conduite de la démarche de certification ISO
. la réalisation d’un accord de partenariat
. l’organisation d’un séminaire avec l’ensemble des collaborateurs
. le recrutement d’un collaborateur
. la mise en place d’un progiciel métier
. la co-réalisation d’un contrat
. la qualification de nouveaux partenaires sous-traitant
. la maîtrise d’oeuvre pour un client
… et plein d’autres encore !
V- 10 exemples de projets dans la sphère sociale
Et en projets dans la sphère sociale ou associative, qui correspond souvent à des projets quasi-professionnels mais menés souvent par des non-professionnels – d’où les difficultés rencontrées – on aura par exemple :
. l’organisation d’une assemblée générale
. le recrutement d’un stagiaire ou d’un 1er salarié
. la mise en place d’une accréditation
. la réalisation d’un dossier de subvention conséquent
. la mise en place d’une comptabilité analytique
. l’organisation d’un anniversaire : les 30 ans de …
. le développement d’une nouvelle activité lucrative
. la construction de locaux
. la mise en place d’un nouvel outil informatique
. la préparation d’un événement important
… et plein d’autres encore !
Imaginez si vous étiez en mesure d’offrir à votre club de foot ou à votre association cette compétence rare ? Ne pensez-vous pas que vous gagneriez en crédibilité et seriez vite indispensable ?
II- Qui est concerné par la gestion de projet ?
Tous ces exemples sont des projets !
Certains sont courts – inférieurs à 1 mois – et impliquent 1/2/3 personnes. Et parfois, ils sont plus exigeants – plus de 6 mois – impliquent de nombreuses personnes, et ont des conséquences folles… Certains d’entre eux sont stratégiques, voir vitaux, c’est à dire avec des impacts forts en cas de réussite ou d’échec : pour le responsable projet, pour l’équipe, pour la famille, pour l’entreprise, pour l’association, pour l’image…
On peut donc affirmer que TOUT LE MONDE est concerné, à son niveau, par la gestion de projet !
Une étude canadienne a montré que chacun d’entre nous développe dans une vie, et selon sa profession, entre 10 et 100 projets. Et dans ces projets qu’on traite de manière assez naturelle, 30 % seront importants ou stratégiques, et vont définir notre route, notre parcours, notre personnalité !
Vous rendez-vous compte à quel point c’est important ?
Ca signifie que même si vous ne développez au cours de votre vie que 20 projets, ce qui est déjà extra !, alors il y en il y en aura au moins 6 qui demandent un niveau de sécurité et de précautions. Car il seront essentiels pour le déroulé de votre vie, et arriveront à diféfrents moments, certains à 20/30 ans, d’autres à 50/60 ! Donc autant se donner les moyens de ne pas passer à côté, non?
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Bien sûr en priorité pour tous vos futurs projets d’études et professionnels : car celà vous donnera une crédibilité évidente et vous permettra de vous démarquer.
Et aussi pour vos autres projets (personnels ou associatifs) qui détermineront votre implication dans la vie sociale.
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Que vous travaillez au niveau technique, commercial, marketing, finances, systèmes d’information, ingénierie, qualité…, vous serez amenés à participer ou à développer de nombreux projets ! Ces outils et méthodes vous permettront de pouvoir interagir, d’avoir un niveau de maitrise et d’assumer les responsabilité qu’on vous donnera : ce sera ainsi un formidable booster de carrière car vous gagnerez en crédibilité et en efficacité…
Nota : ces méthodes vous serviront aussi pour vos projets personnels et associatifs !
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Comme précédemment pour tous vos projets… Et peut-être même aussi en mentorat ou pour une activité que vous développerez pendant vos 10 ans dernières années d’activité, en mode indépendant, en parralèle de votre activité principale ! Car à cet age là, on a souvent envie de nouveautés, on a un besoin de transmission, de ne plus perdre du temps avec l’accessoire, bref d’aller à l’essentiel !
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Enfin, ces pratiques vous seront utiles pour tous vos projets personnels et associatifs bien sûr, qui prendront de plus en plus d’importance, et qui vous permetront d’avoir un véritable rôle et impact dans votre environnement.
Et peut-être que le besoin d’aider votre entourage et de transmettre des outils et méthode à vos enfants & petits enfants, avec votre regard d’expérience, seront vos guides : Et ça, ça n’a pas de prix !
N’oubliez pas, chacun de nous gère dans sa vie entre 10 et 100 projets ! Et ce qui est génial, c’est que tout ça peut se régler avec une méthode, sans outil complexe… ou presque !
J’en parle en connaissance de cause : jai créé et développé une entreprise technologique qui développait des solutions logicielles collaboratives de pilotage de projet et de management des connaissances. J’ai donc par ce biais travaillé dans une cinquantaine d’entreprises toutes très différentes. J’ai aussi été président de 2 associations, dont une avec des équipes salariées. J’ai enfin enseigné à l’Université et en école d’ingénieurs, et développé plusieurs dizaines de projets personnels dans tous les domaines : je crois donc savoir de quoi je parle quand je parle de ce sujet.
Je peux donc aujourd’hui AFFIRMER que sans méthode pratique, partagée et clairement identifiée, vous prenez des risques considérables, et vous vous donnez un maximum de risques de planter vos futurs projets !
maintenant… c’est à vous de jouer !
Vous avez compris que pour tous vos futurs projets importants une méthodologie est nécessaire. Je vous invite à vous former dès demain, car cet investissement sera ultra bénéfique pour vous, pour votre vie, pour vos équipe, et pour la vie de votre entourage ! voir nos formations
Vous pouvez aussi continuer à faire comme si vous ne saviez pas… C’est vous qui voyez ! 😉
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