Il existe des dizaines de logiciels qui peuvent vous aider à gérer des projets, chacune offrant des fonctionnalités spécifiques pour différents types d’équipes et de projets. Trello en est un des plus connus, mais il en existe plein d’autres qui adressent des besoins particuliers et nécessite une alternative Trello. Retrouvez ici une sélection, avec un aperçu détaillé des avantages et inconvénients, et des exemples concrets pour mieux comprendre comment chaque outil peut être utilisé en gestion de projet.
Préambule
Avant toute chose, il faut comprendre qu’un logiciel n’est pas une méthode : C’est un support à une méthode ! Donc si vous voulez travailler avec un logiciel, c’est bien, mais une méthodologie, c’est beaucoup mieux, surtout si vous êtes dans un contexte professionnel !
Si vous devez choisir un logiciel pour une équipe, établissez avant toute chose un cahier des charges, même minimaliste, qui aura pour base de travail l’amélioration d’efficacité – ce qui signifie qu’il y a eu une analyse des difficultés rencontrées au sein de l’équipe. Ne tombez pas dans le piège de faire une liste de désideratas ! L’expérience m’a prouvé qu’on utilisait seulement 30% des fonctionnalités – pour évaluer vos besoins, contactez-nous
Enfin, faites attention de ne pas perdre de temps à tester des logiciels. Faites une analyse, trouvez celui qui vous correspond le plus, et ensuite essayez le en situation réelle sur un projet : n’oubliez pas qu’un logiciel pas adapté est une source importante d’inefficacité !
1. Trello
Trello repose sur la méthode Kanban et se distingue par sa simplicité et sa visualisation intuitive. Idéal pour : Petites équipes ou projets simples, comme des plannings éditoriaux.
• Points forts : Interface simple et visuelle, facile à utiliser. Ses Power-Ups (extensions) permettent d’ajouter des fonctionnalités comme Google Drive, Slack, ou des rappels automatisés. La version gratuite est généreuse pour les petits projets.
• Points faibles : Pour les projets plus complexes, Trello devient limité, notamment par l’absence de vues avancées comme les diagrammes de Gantt ou de gestion des ressources. Il n’est pas adapté à une gestion multiprojets.
Exemple d’utilisation : Une équipe éditoriale utilise Trello pour organiser un calendrier de contenu. Les articles en cours, prêts à être révisés ou publiés sont représentés par des cartes dans différentes colonnes (« Idée », « En cours », « Révision », « Publié »). Chaque membre de l’équipe peut être ajouté à une carte pour indiquer les responsables, et des échéances peuvent être définies pour chaque article, assurant un suivi clair.
Voir aussi : Trello C’est quoi ?
Clairement, Trello est un des outils les plus simples et les plus faciles à maîtriser. C’est une bonne aide à la gestion de projet mais ce n’est pas un véritable outil de gestion de projet. C’est pourquoi je vous propose 9 alternatives à Trello, qui ont chacune leurs avantages et leurs inconvénients. Je vous invite à les découvrir ici.
Tout objectif flou conduit irrémédiablement à une connerie précise.
Auteur inconnu
2. GANTTPROJECT- alternative Trelo
Quand on parle planning, GanttProject, cet outil de gestion de projet centré autour du diagramme de Gantt arrive souvent en tête. Idéal pour : Petites équipes ou gestionnaires de projet qui privilégient une planification linéaire et le suivi de tâches sans fonctionnalités avancées de collaboration.
• Points forts : L’outil offre une vision simple et efficace de la planification de projet, avec une bonne gestion des dépendances et des sous-tâches. GanttProject est gratuit, sans limitation d’utilisation ni options payantes cachées. Il fonctionne en mode local et permet d’exporter des fichiers en formats .PDF, .PNG, ou .CSV.
• Points faibles : Limité aux vues en diagramme de Gantt : Contrairement à d’autres outils, GanttProject n’offre pas de vue en tableau ou de gestion Kanban, ce qui limite sa flexibilité pour les utilisateurs habitués aux différents formats de suivi. L’outil ne possède pas d’options de messagerie ou de partage instantané, rendant la collaboration plus compliquée pour les équipes.
Exemple d’utilisation : Une équipe travaillant sur un projet de développement produit peut créer un plan de projet dans GanttProject en listant les étapes principales comme la recherche, le prototypage, les tests et la production. En utilisant les dépendances, l’équipe peut définir l’ordre d’exécution de chaque tâche, en identifiant les étapes qui doivent être terminées avant de passer aux suivantes. L’export en PDF permet de partager ce planning avec les parties prenantes, même si celles-ci ne sont pas des utilisateurs du logiciel.
Voir aussi : GanttProject, tout savoir sur ce logiciel ?
3. Asana – alternative Trelo
Asana propose des vues en listes, tableaux Kanban, et diagrammes de Gantt, ainsi que des fonctionnalités avancées de collaboration et de suivi. Idéal pour : Moyennes à grandes équipes qui cherchent une flexibilité et une gestion de projet détaillée.
• Points forts : Outil très polyvalent avec plusieurs vues et options de personnalisation, idéal pour les équipes qui cherchent à structurer et suivre des tâches détaillées. Intégration fluide avec d’autres outils (Google, Slack, etc.).
• Points faibles : Peut sembler complexe pour des équipes qui ont besoin de simplicité. Certaines fonctionnalités avancées sont disponibles uniquement dans les versions payantes.
Exemple d’utilisation : Une équipe marketing peut créer un projet de campagne publicitaire en utilisant des listes de tâches pour détailler chaque étape, comme la rédaction de contenu, le design, l’approbation, et la publication. La vue en tableau Kanban permet de déplacer facilement les tâches entre les colonnes « À faire », « En cours » et « Terminé ». En utilisant les objectifs dans Asana, l’équipe peut suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés à la campagne, comme le nombre de prospects générés ou les interactions sur les réseaux sociaux.
4. JIRA – alternative Trelo
Développé pour les équipes techniques, Jira est conçu autour des méthodes agiles et scrums, idéal pour le suivi des bugs et la gestion des cycles de développement. C’est une bonne alternative Trello ! Idéal pour : Équipes techniques et de développement qui suivent des processus Scrum ou Kanban.
• Points forts : Fonctions avancées pour le développement logiciel, avec la gestion de sprints, de backlogs, et de rapports de performance. Très modulaire et adaptable aux méthodologies agiles.
• Points faibles : Peu intuitif pour les équipes non-techniques et peut s’avérer complexe pour des utilisateurs qui ne maîtrisent pas les méthodes agiles.
Exemple d’utilisation : Une équipe de développement logiciel utilise Jira pour gérer le cycle de vie de son projet. Elle crée des sprints et utilise des backlogs pour organiser les nouvelles fonctionnalités, les correctifs et les améliorations du logiciel. Chaque élément peut être priorisé, attribué à un développeur et suivi à l’aide d’un tableau Scrum ou Kanban. Par exemple, si l’équipe découvre un bug critique, elle peut le placer en tête de sprint actuel pour qu’il soit traité en priorité.
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5. ClickUp – alternative Trelo
ClickUp est un outil de gestion tout-en-un qui propose des vues multiples (tableaux, listes, calendriers, Gantt) et un haut degré de personnalisation. C’est une bonne alternative Trello ! Idéal pour : Équipes qui cherchent une solution tout-en-un et une grande flexibilité.
• Points forts : Ultra personnalisable avec automatisations et options de personnalisation par projet. Propose des vues en Kanban, listes, calendriers et diagrammes de Gantt.
• Points faibles : La richesse des options peut le rendre difficile à maîtriser pour les nouveaux utilisateurs, et certaines fonctionnalités complexes demandent un peu de formation.
Exemple d’utilisation : Dans une équipe de design, ClickUp permet de gérer les projets en offrant des vues multiples : un designer peut voir son travail sous forme de calendrier pour organiser ses deadlines, tandis qu’un chef de projet utilise la vue Gantt pour suivre la progression globale. ClickUp propose aussi des automatisations, par exemple pour notifier automatiquement le client lorsque des tâches atteignent l’étape de révision. Cela simplifie les échanges et assure que le client reste informé sans avoir besoin d’un suivi manuel.
6. MONDAY.com – alternative Trelo
Monday.com est un outil visuel et collaboratif, permettant de configurer les flux de travail en colonnes personnalisées pour chaque étape d’un projet.
Idéal pour : Équipes marketing, événements, et projets nécessitant un haut niveau de collaboration et de personnalisation.
• Points forts : Interface visuelle attrayante et intuitive. Nombreuses automatisations pour fluidifier les workflows, et bonne intégration avec d’autres logiciels.
• Points faibles : Certaines fonctionnalités peuvent manquer de profondeur, et le coût peut être élevé pour des équipes de grande taille.
Exemple d’utilisation : Une agence événementielle utilise Monday.com pour coordonner tous les aspects d’un événement : lieux, fournisseurs, communications et marketing. Chaque membre de l’équipe a sa colonne personnalisée pour voir ses tâches spécifiques. Par exemple, le responsable du lieu voit toutes les étapes de réservation et de logistique, tandis que l’équipe marketing a une colonne pour chaque canal de communication. Les automatisations permettent, par exemple, de notifier les fournisseurs à chaque changement dans le calendrier de l’événement.
Gérer un projet, en 5 étapes !
Piloter un projet efficacement demande de la rigueur, une bonne organisation et une vision claire des objectifs à atteindre. Voici cinq étapes clés pour piloter un projet du début à la fin, tout en optimisant les chances de succès.
1- Définir les objectifs et le périmètre du projet
La première étape, la plus importante, consiste à clarifier ce que vous voulez accomplir. Il est essentiel de définir les objectifs du projet de manière précise, les enjeux, les moyens disponbles, et de s’assurer des appuis et soutiens managériaux.
2- Planifier les étapes et les ressources
Vous devez ensuite planifier les étapes du projet. Cela consiste à diviser le projet en plusieurs tâches ou phases, à estimer la durée – charge / délai – de chacune, et à déterminer les ressources nécessaires (humaines, matérielles, financières). Un outil comme Trello ou un diagramme de Gantt peut être utile pour visualiser cette planification.
3- Suivre l’avancement du projet
Pendant l’exécution du projet, il est crucial de suivre en continu l’avancement des tâches. Organisez des points réguliers avec l’équipe pour faire le bilan et ajuster dès que c’est nécessaire. Les outils de gestion de projet (comme Trello, Asana, Monday, Excell, ou un logiciel de suivi) vous aideront à suivre l’état des tâches en temps réel.
4- Gérer les risques et les imprévus
Tous les projets sont exposés à des imprévus : retard dans les livraisons, absence d’un membre clé de l’équipe, problème technique, etc. Il est donc essentiel d’identifier les risques potentiels dès le début et de prévoir des solutions de secours pour y faire face.
5- Clôturer le projet et capitaliser
Cette phase inclut une évaluation complète pour vérifier que tous les livrables ont été remis selon les critères de qualité attendus. Vous devez aussi organiser une réunion de clôture avec l’équipe, étape cruciale pour capitaliser sur l’expérience et améliorer les futurs projets.
7. Notion – alternative Trelo
Notion est une solution modulaire qui combine prise de notes, bases de données, et tableaux Kanban dans un espace unique. C’est une bonne alternative Trello ! Idéal pour : Freelances, petites équipes et entreprises souhaitant centraliser connaissances et tâches dans un seul espace.
• Points forts : Parfait pour la centralisation des informations et la personnalisation. Offre des fonctionnalités pour les bases de connaissances, la gestion de tâches, et les plannings.
• Points faibles : Sa flexibilité peut devenir un inconvénient, car la personnalisation prend du temps et peut créer des interfaces confuses. Moins adapté pour les projets avec des suivis avancés (ex : Gantt).
Exemple d’utilisation : Une petite agence créative utilise Notion pour tout centraliser : idées de contenu, suivis de projets clients, listes de ressources, etc. Pour un projet de refonte de site web, l’équipe crée un espace dédié contenant des tableaux Kanban pour chaque étape (planification, design, développement, test), mais aussi des pages pour centraliser les idées de design, les maquettes, et les informations sur le client. La flexibilité de Notion permet à chaque membre de l’équipe de contribuer à la base de connaissance, de partager des notes et de synchroniser les idées.
8. WRIKE – alternative Trelo
Wrike est conçu pour la gestion avancée de projets, avec des fonctionnalités de collaboration, des diagrammes de Gantt et des rapports personnalisés. Idéal pour : Grandes entreprises ou équipes cherchant un suivi rigoureux de tâches et de reporting.
• Points forts : Bon équilibre entre facilité d’utilisation et fonctionnalités avancées. Les vues Gantt et les rapports en temps réel sont idéals pour les suivis de projet complexes.
• Points faibles : Peut sembler complexe et cher pour les petites équipes. Certaines fonctionnalités sont réservées aux versions payantes.
Exemple d’utilisation : Dans une grande entreprise, l’équipe de gestion de projet utilise Wrike pour un suivi rigoureux des tâches et une collaboration détaillée. Pour un lancement de produit, chaque département (marketing, R&D, support client) dispose de sous-projets pour gérer leurs tâches spécifiques, tandis que le chef de projet utilise la vue Gantt pour obtenir une vue d’ensemble. Wrike permet aussi de générer des rapports personnalisés en temps réel, comme un suivi des heures travaillées par chaque département ou une synthèse des tâches critiques.
9. Microsoft Planner – alternative Trelo
Inclus dans la suite Microsoft 365, Planner propose une interface simple et collaborative, intégrée à des outils comme Teams, Outlook, et OneDrive. Idéal pour : Petites équipes qui travaillent déjà dans l’environnement Microsoft 365 et qui ont des besoins de gestion simples.
• Points forts : Intégration fluide avec l’écosystème Microsoft, adapté aux équipes qui utilisent déjà ces outils. Organisation des tâches en colonnes (similaire à Trello) mais sans coûts supplémentaires.
• Points faibles : Fonctionnalités limitées comparé aux autres outils, surtout pour les projets complexes ou multiprojets.
Exemple d’utilisation : Dans une PME, une équipe de vente utilise Microsoft Planner pour suivre leurs cycles de vente. Ils créent des cartes pour chaque prospect et les organisent par étape du cycle de vente : « Prospect », « En contact », « Négociation » et « Contrat signé ». Grâce à l’intégration avec Outlook et Teams, chaque membre reçoit des notifications lorsqu’une tâche avance dans le processus ou lorsqu’une réunion de suivi est planifiée.
Voir article Plantez tous vos projets, méthode en 10 leçons !
10. SMARTSHEET – alternative Trelo
Smartsheet combine la puissance des feuilles de calcul avec des fonctionnalités de gestion de projet. Il est prisé pour sa flexibilité et ses fonctionnalités avancées de reporting.
Idéal pour : Entreprises cherchant à structurer et automatiser des projets avec un grand niveau de détail.
• Points forts : Bonnes options de personnalisation avec des feuilles de calcul, des diagrammes de Gantt, et des automatisations. Il convient aux projets nécessitant des suivis détaillés.
• Points faibles : Interface plus orientée feuilles de calcul, ce qui peut être déroutant pour les utilisateurs préférant les tableaux visuels. Coût plus élevé pour des équipes de grande taille.
Exemple d’utilisation : Dans une PME de fabrication, l’équipe de production utilise Smartsheet pour suivre le cycle de fabrication des produits. Ils créent des lignes pour chaque produit, organisées par étapes : « Conception », « Fabrication en cours », « Contrôle qualité » et « Prêt pour l’expédition ». Grâce aux automatisations, les responsables reçoivent une notification dès qu’un produit passe d’une étape à l’autre, et les données sont centralisées pour permettre un suivi en temps réel du statut de chaque produit. Les rapports générés aident l’équipe à anticiper les besoins en matériaux et à ajuster les calendriers de production.
10. BASECAMP – alternative Trelo
Basecamp est une plateforme de gestion de projet simple et collaborative, axée sur la communication d’équipe et la centralisation des informations. Idéal pour : Petites entreprises ou équipes ayant des besoins simples, axées sur la communication et le partage de documents.
• Points forts : Interface épurée et facile à utiliser. Permet de centraliser les fichiers, discussions et tâches, et d’avoir une vue d’ensemble de chaque projet.
• Points faibles : Manque de fonctionnalités avancées comme le Gantt ou la gestion de ressources. Peu de vues personnalisables.
Exemple d’utilisation : Dans une petite agence de marketing, l’équipe utilise Basecamp pour organiser une campagne publicitaire pour un client. Ils créent des tâches pour chaque étape : « Recherche », « Rédaction », « Création graphique » et « Planification de diffusion ». Les documents, comme les briefs et les références, sont partagés dans un espace de fichiers centralisé. Les membres de l’équipe communiquent dans le Message Board pour partager les avancées et répondre aux questions, et des check-ins automatiques permettent à chacun de fournir des mises à jour rapides sur son statut sans avoir besoin de réunion formelle.
Un logiciel permet-il de gérer des projets ?
La réponse est clairement : NON !
Le logiciel est un support à une méthode et à un travail d’équipe ! Il vient appuyer au niveau opérationnel une méthodologie. On peut gérer un projet de manière très efficace sans logiciel, et on peut gérer de manière totalement innefficace un projet avec un logiciel, même très perfectionné !
Alors, si vous devez gérer un ou plusieurs projets, ou des équipes projets mais que vous n’avez jamais été correctement formé, exigez une formation ! Nous vous proposons des formations, ainsi qu’un diagnostic qui vous permettra de savoir où en sont vos équipes sur le sujet et de définir un méthodologie adaptée –> contactez-nous
Vous pouvez aussi espérer obtenir des changements sans rien changer de vos méthodes et pratiques…
C’est vous qui voyez ! 😉
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