Cette erreur, très fréquente dans les entreprises, est terrible… Parce que nombre d’entre elles ne sont pas conscientes, ni de son importance capitale, ni du manque d’expertise dans ce domaine, ni du fait que cette expertise concerne tous les collaborateurs ! Mais quelle est cette erreur si fréquente : une absence de méthode commune de gestion de projet. Cet article a pour objectif de vous faire prendre conscience du problème et de vous aider à répondre à la question suivante : comment organiser un projet avec efficacité ? Vous êtes prêt ? C’est pas ici !
Imaginez-VOUS, dans une cuisine de restaurant…
Vous avez invité vos collaborateurs ou vos collègues dans les cuisnes d’un grand restaurant. L’idée est de passer un très bon moment, pour élaborer ensemble une recette que vous espérez unique, voire exceptionnelle !
Au moment de démarrer, vous vous apercevez :
. que chacun est venu avec 1 seul ingrédient, et pas forcément celui que vous attendiez,
. qu’il tient absolument à mettre son ingrédient parce que celui-ci est indispensable,
. qu’il veut bien le mettre, mais seulement au moment où il aura décidé, et surtout quand il sera prêt pour le faire
. que, comme cet ingrédient est rare (et donc très cher), il ne veut pas le gaspiller donc il n’en donne qu’une infime partie,
. et que chacun est persuadé que c’est vous qui pilotez cette recette, alors que vous n’y connaissez rien, mais que vous avez juste oublié de désigner Marie, qui elle s’y connait et peut orchestrer tout ça…
D’après vous, quel serait le résultat à la fin ? Seriez-vous heureux de vous attabler pour déguster ce plat extraordinaire qu’on vous a promis ? Et était-ce vraiment un moment convivial ?
I- Combien cette erreur vous a déjà couté ?
Cette « mise en bouche » en cuisine peut prêter à sourire… C’est pourtant la réalité de ce qui se passe dans les entreprises : car l’absence de méthode commune de gestion de projet peut faire des ravages !
Selon le Project Management Institute (PMI), 9.8 % des budgets projets sont gaspillés chaque année en raison de la mauvaise performance des projets ! Ici, on ne parle même pas de qualité, d’insatisfactions, de tensions ou de délais : on ne parle que de coûts ! Dans la réalité, en analysant mes 25 ans d’expérience sur le sujet, si on totalise toutes les « erreurs » que j’ai pu constater, ce taux est souvent plus proche de 15% – 20% !
Toute recette requiert un ingrédient que vous n’avez pas. Et si vous arrivez à vous le procurer, il en manquera toujours un autre. 😉
Loi De Murphy
Alors si cette situation vous rappelle quelque chose, et si vous êtes une petite entreprise de 15 personnes, que vous avez 1/3 de votre effectif qui travaille au quotidien sur des affaires, missions, contrats ou projets clients, sur l’évolution de l’organisation, sur des projets d’innovations, sur de l’événementiel… On peut estimer que ces manques représentent plus de 25.000 euros par an, soit 250.000€* sur la dernière décennie. Alors imaginez si vous êtes dans votre entreprise 20, 30 ou 50 personnes…
Vous n’êtes pas encore convaincu ? Allons encore plus loin.
Qu’auriez-vous pu faire avec ces 250.000€ ? L’investir dans le développement commercial ? Dans l’amélioration des conditions de travail ? Dans la formation pour monter le niveau d’expertise ? Dans des primes aux équipes pour améliorer leur attachement à votre entreprise ? Dans le développement d’un nouveau produit ou service qui vous aurait permis de distancer la concurrence ? Ou peut-être tout simplement dans le recrutement de cette personne que tout le monde vous réclame depuis des années, et qui faciliterait grandement le travail de vos collaborateurs ?
Imaginez alors : où seriez-vous aujourd’hui si vous aviez pu éviter toutes ces erreurs ?
* 50.000€ (coût annuel moyen d’un collaborateur) x 15 salariés x 10% x 33% = 25.000 € par an, soit 250.000€ sur 10 ans !
II- Comment organiser un projet : La solution…
Alors j’ai une très bonne nouvelle : vous avez la possibilité, dès demain, de changer les choses. Tout simplement en investissant une petite partie de cette somme, qui vous procurera un retour sur investissement… largement inférieur à 1 an !
Oui, mais comment ? Tout simplement en développant au sein de votre équipe une méthode commune de gestion de projet adaptée à la culture de vos équipes.
J’insiste sur le terme méthode commune. Car il ne s’agit surtout pas de former 2 ou 3 experts du sujet – l’erreur principale pratiquée par bon nombre d’entreprises – d’appliquer une méthode basique, ou que chacun ait sa propre manière de voir les choses. Il faut au contraire que chacun puisse se retrouver dans cette méthode commune de gestion de projet, selon son métier, son expertise et ses propres besoins.
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J’ai synthétisé les bonnes pratiques rencontrées au cours de 25 ans d’expérience dans ce domaine dans une méthode pragmatique, éprouvée et qui marche ! Je l’enseigne depuis 15 ans dans les entreprises et en école d’ingénieurs. Ce guide gratuit synthétise l’essentiel des principes-clé que j’y développe.
Partez à la découverte de ce qu’une véritable méthode de gestion de projet pourrait changer dans votre vie… et celle de vos proches !
Car tous les collaborateurs sont concernés : l’assistant, la responsable commerciale, l’ingénieur, la secrétaire, le contrôleur de gestion, les équipes de production… TOUS !
Mais développer une culture projet ça ne s’improvise pas : la gestion de projet, c’est une véritable discipline qui consiste à maîtriser, organiser, planifier, coordonner et contrôler les ressources et les activités nécessaires pour mener à bien un projet donné, dans le respect des objectifs fixés en termes de performance, de délais et de budget. Car si chacun répond à la question Comment organiser un projet avec sa propre expérience et culture, ça va vite être source d’inefficacité !
En d’autres termes, c’est l’ensemble des méthodes et pratiques communes, utilisées pour structurer et superviser un projet de manière efficace, de son initiation au retour d’expérience une fois le projet terminé qui va être source de valeur et d’efficacité !
Il faut donc arriver à mettre ces notions, parfois complexes, mais pleines de bon sens, à la portée de tous, de l’ouvrier comme de l’ingénieur, de l’assistant comme de la responsable commerciale. Bien évidemment, selon le contexte et le niveau d’exigence, cette méthode commune de gestion de projet s’appuiera sur des outils simples à mettre en œuvre, et surtout adaptés à chacun.
Et cerise sur le gâteau, tout ce que vous apporterez à vos collaborateurs leur sera également très utile dans leur vie personnelle, car une vie est faite de projets ! Vous leur prouverez donc que ce que vous leur apportez va leur servir… toute leur vie : C’EST DONC UN VÉRITABLE CADEAU QUE VOUS LEUR OFFRIREZ !
III- Comment organiser un projet : retour sur investissement ?
J’ai parlé d’un ROI inférieur à 1 an. Pourquoi ? Parce qu’avec un investissement très faible (quelques jours de mise en œuvre pour mettre en place la méthodologie, et quelques jours de formation), soit 5-10 jours suivant la taille et la complexité, le retour sur investissement sera compris entre 6 et 12 mois : quel chef d’entreprise intelligent et sensé refuserait d’investir avec un tel ROI ?
Très concrètement, le travail commencera par une phase de diagnostic, puis par de la sensibilisation, de la formation en situation, et si nécessaire, du coaching individuel et de la mise en œuvre d’outils/logiciels.
Il est à noter que le PMI, au-delà des aspects d’efficacité, a constaté que les entreprises qui adoptent une méthode de GP, quelle qu’elle soit, qui leur est propre et qui correspond à leur culture, parviennent mieux à s’adapter et à répondre aux exigences de leurs clients, à respecter les contraintes budgétaires et de planning, les normes de qualité et les résultats attendus. Il en conclut que ces organisations ont 50% de chance de réussite de plus que les autres.
Je répète : 50% de chance de réussite en plus ! C’est énorme !
III- comment organiser un projet : qu’est ce qu’on y gagne ?
Au-delà de ces aspects stratégiques, les apports d’une méthode commune de gestion de projet sont nombreux et sont fonction de votre contexte. J’en vois 10 qui sont communs à tous :
1- Orientation et objectifs clairs
Une bonne méthodologie de gestion de projet garantit que les objectifs du projet sont compris par tous les membres de l’équipe et qu’ils sont alignés sur la vision globale de l’organisation. Par exemple, dans le lancement d’un nouveau produit, les objectifs de vente, de marketing et de développement doivent être clairement définis, communiqués et validés par toutes les parties prenantes.
2- Planification du projet réaliste
Une méthodologie de gestion de projet efficace permet de répondre de manière structurée à la question fondamentale comment organiser un projet ! Définir des objectifs réalisables et des échéances réalistes. Par exemple, dans la construction d’un pont, la planification doit intégrer les aléas météorologiques, des ressources disponibles et des contraintes de temps pour s’assurer que le projet peut être achevé dans les délais impartis sans compromettre la qualité.
3- Alignement stratégique
Une méthodologie de gestion de projet efficace nécessite que les projets soient hiérarchisés, et qu’ils soient alignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation. La priorité d’un projet par rapport à un autre en dépendra. Par exemple, si une entreprise vise à améliorer sa réputation en matière de durabilité, ses projets de développement de produits doivent intégrer des pratiques éco-responsables et des matériaux durables. Et dans un contexte où cet axe est un axe déterminant, les projets qui vont dans ce sens seront prioritaires.
4- Un processus entièrement géré, du début à la fin
La question ne sera plus Comment organiser un projet, mais Comment le réussir au + vite ! Une bonne méthodologie de gestion de projet implique une gestion proactive de toutes les phases du projet, de son initiation à sa clôture. Par exemple, dans la production d’un film, qui peut durer 2 à 3 ans, le processus de gestion de projet comprend la production, le tournage, le montage et la distribution, avec des compétences totalement différentes à chaque phase, et des responsables assignés à chaque phase pour assurer une coordination efficace.
5- Optimisation des ressources
Une méthodologie de gestion de projet efficace garantit une utilisation optimale des ressources disponibles, telles que le temps, l’argent et les compétences. Par exemple, dans la construction d’un immeuble de bureaux, l’anticipation, la planification minutieuse des enchaînements d’intervention et l’allocation efficace des matériaux permettent d’éviter les retards et les dépassements de budget.
6- Contrôle d’exécution
Une bonne méthodologie de gestion de projet intègre des processus de contrôle qualité, à chaque étape (et pas seulement au moment de la livraison !!!) pour s’assurer que les livrables du projet répondent aux normes établies ou aux exigences du commanditaire. Par exemple, dans le développement d’un logiciel, des tests réguliers à chaque phase permettent d’assurer un développement itératif, et garantissent ainsi un produit final de haute qualité.
7– Implication et responsabilisation
Ce qui va aussi permettre de donner du sens aux missions individuelles. Car une méthodologie de gestion de projet efficace s’assure que chaque membre de l’équipe comprend son rôle et sa contribution au projet, ce qui favorise un sentiment d’implication et de responsabilité. Par exemple, dans l’organisation d’un événement (salon, rencontre client, …), chaque membre de l’équipe a des tâches assignées et sait comment il contribue à la réussite de l’événement.
8– Maitrise des exigences, des délais et des coûts
Une bonne méthodologie de gestion de projet permet de surveiller et de contrôler de près les exigences, les délais et les coûts du projet pour éviter les dérapages. Par exemple, dans la construction d’un aéroport, des indicateurs précis permettent de suivre les progrès, les dépenses et les changements d’orientation afin de garantir que le projet reste sur la bonne piste… de décollage !
9– Anticipation des risques & des aléas
Une méthodologie de gestion de projet efficace intègre la gestion proactive des risques tout au long du projet. Par exemple, dans le développement d’un nouveau produit, une analyse des risques permettra d’identifier les obstacles potentiels et de mettre en place des plans d’atténuation pour minimiser leur impact sur le projet.
10– Satisfaction client
En répondant aux attentes et aux besoins du client, une bonne méthodologie de gestion de projet contribue enfin à la satisfaction « client » interne ou externe, et à sa fidélisation. Par exemple, dans la prestation de services, une communication ouverte et transparente avec le client tout au long du projet garantit que ses besoins sont pris en compte et que les livrables répondent à ses attentes.
Comment organiser un projet : conclusion
Imaginez maintenant que seulement la moitié de ces 10 points soient améliorés dans votre organisation par la mise en place d’une véritable méthode adaptée à votre culture ! Quelle serait la valorisation du « bénéfice » que vous en tireriez ? Vous êtes bien d’accord pour dire que, en plus, vous gagneriez en crédibilité,tout en améliorant sensiblement les choses ?
Alors, si vous n’êtes pas encore convaincu, c’est que vous n’avez sans doute jamais de véritables projets dans votre entreprise, … ou que vous ne souhaitez pas faire évoluer vos méthodes actuelles. Sinon, contactez-nous ici !
Et maintenant, c’est à vous de jouer !
Vous avez la responsabilité d’une équipe ? Mettez en place en urgence une méthode commune de gestion de projet ! Offrez-vous, et offrez-leur à tous une formation de 1er niveau sur le sujet. Car maintenant que vous êtes conscient du problème, vous avez deux options : soit vous ne faites rien, soit vous agissez dès aujourd’hui…
C’est vous qui voyez ! 😉
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