Dans un monde où tout va vite, se lancer dans un projet sans plan, c’est comme conduire sans GPS dans une ville que tu ne connais pas. C’est assez naze. C’est pourtant ce que font 90 % des gens quand ils doivent réaliser un projet ! Tu peux ainsi avoir une idée plus ou moins précise de la destination à atteindre, mais entre les mauvaises estimations de durée et de distance, les embouteillages, les sens uniques et les nouvelles zones piétonnes, tu risques de mettre 2 fois plus de temps que prévu. L’organisation de ton projet, avec un plan efficace, te permettra de baliser ton chemin, de garder le cap et de ne perdre ni temps, ni argent ? C’est parti !
1- avant toute chose, définir les fondamentaux
Comment veux-tu organiser ton projet si tu ne sais pas précisément quels sont les objectifs & les enjeux ? Avant de plonger dans l’action, prends donc un moment pour définir ce que tu veux réellement accomplir. Il faut comprendre pourquoi ce projet existe (le contexte), ce que tu veux obtenir (les objectifs), les limites de ce que tu feras (le périmètre) et avec quoi tu vas travailler (les ressources). Sauter cette étape, c’est comme partir en randonnée sans savoir où tu vas ni combien d’eau tu as pris. Bonne chance, l’ami !
1.1 Les objectifs
Les objectifs doivent être clairs, adaptés, mesurables et réalistes. Si ton projet n’a pas d’objectif précis, comment sauras-tu qu’il est terminé avec succès ? Pense aux critères SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini). Cela t’évitera de te perdre en route et de garder un cap clair.
Exemple : Si ton projet est d’organiser un événement d’entreprise, un objectif pourrait être : « Réunir le 15 décembre prochain dans un lieu adapté 200 collaborateurs pour un événement de type team building qui renforcera la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise ».
1.2 Le contexte
Comprendre le contexte permet de répondre à une question simple mais cruciale : pourquoi a-t-on déclenché ce projet ? Quel en est le niveau stratégique ? Si tu ne sais pas pourquoi ton projet est important, il sera difficile de motiver les autres et de justifier les ressources allouées.
Exemple : Le contexte de ton événement pourrait être : « Après une année difficile marquée par des tensions internes, cet événement a pour but de rétablir un climat de confiance et d’engagement. »
1.3 Le périmètre
Le périmètre définit ce qui est inclus et, surtout, ce qui ne l’est pas. Trop de projets échouent parce que le périmètre est trop large – qui trop embrasse mal étreint – ou n’a pas été bien défini. La conséquence directe est des demandes en cours de route inadaptées, aussi appelé scope creep.
Exemple : Le périmètre de ton événement pourrait inclure la participation des conjoints à la soirée événement, déplacements et hébergement non pris en charge par l’entreprise.
1.4 Les ressources
Les ressources englobent non seulement le budget, mais aussi l’équipe, les outils et le temps dont tu disposes. Assure-toi que tu as bien identifié et défini ces ressources, et surtout que leur disponibilité est garantie au moment où tu en auras besoin !
Exemple : Pour ton événement, tes ressources incluent un budget de 10 000 €, une équipe de trois personnes la semaine précédant l’événement, une salle déjà réservée et trois mois pour tout organiser.
Petit conseil pro : Utilise un cadre comme la méthode RACI (Responsable, Autorisé, Consulté, Informé) pour clarifier les rôles et responsabilités dès le début. Mais attention : Bien utilisé, cet outil permet d’éviter les malentendus en cours de route ; mal utilisé, il va rajouter à la confusion !
La science des projets consiste à prévenir les difficultés de l’exécution.
De Vauvenargues
2- organisation du projet, par un plan projet solide
Une fois les fondamentaux définis, tu va pouvoir avancer dans ton organisation. Pour savoir comment tu vas organiser ton projet, tu dois le découper en étapes claires et précises. J’aime bien appeler ce découpage le découpage en chantiers. Car c’est concret et ça permet de transformer une grande idée abstraite en actions concrètes et réalisables. Le découpage permet aussi de mieux anticiper, d’éviter d’être submergé par la charge de travail et de mieux suivre les avancées.
2.1 Les chantiers
Ce sont les points de contrôle majeurs qui te permettent de vérifier que tu es sur la bonne voie. Des jalons peuvent leur être associé, et doivent être bien répartis tout au long du projet pour éviter les surprises de dernière minute. Ce point est un point central de la méthode TEP – il prend à lui seul ½ journée, car bien le maîtriser permet de se donner toutes les chances de réussite.
Exemple : Pour l’organisation de ton événement, les jalons peuvent être :
1.Choisir et réserver la salle – 15 octobre
2.Finaliser le choix du traiteur – 1er novembre
3.Envoyer les invitations – 15 novembre
4.Valider la disponibilité du matériel technique pour les animations – 1er décembre
5.Confirmer la présence des invités – 10 décembre
2.2 Les actions
Chaque étape-clé doit être divisée en tâches plus petites et pilotable par une personne. Ce qui permet de répartir le travail et de davantage responsabiliser les membres de l’équipe projet.
Exemple : Pour finaliser le choix du traiteur, tes sous-tâches pourraient inclure :
1.Sélection 5 traiteurs
2.Demander des devis
3.Comparer les offres en termes de prix et de qualité
4.En sélectionner 3 et les rencontrer
5.Sélectionner le traiteur et signer le contrat
Conseil pro : Utilise la méthode de structuration en WBS (Work Breakdown Structure) pour visualiser et organiser ton projet. Cela te permet de visualiser l’ensemble du projet en zones précises de responsabilité et d’avoir un outil de suivi commun.
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3- organisation du projet : coûts et délais
Quand on me demande des conseils pour « Comment organiser un projet » on parle trop souvent de planning, alors que d’autres notions sont essentielles. Estimer les délais et les coûts est donc une étape cruciale. Sans estimations précises, il est impossible de savoir si ton projet est réaliste. Trop souvent, des projets échouent parce qu’ils prennent plus de temps ou coûtent plus cher que prévu. Pour éviter cela, adopte une approche rigoureuse des estimations.
3.1 Estimer les délais
Pour estimer les délais, il est important de prendre en compte la durée de chaque tâche, mais aussi les dépendances entre elles. Par exemple, si la signature du contrat avec le traiteur dépend de la réception d’un devis, tu dois prévoir du temps pour cette étape intermédiaire.
Exemple : Pour ton événement, tu pourrais estimer qu’il faudra deux semaines pour recevoir les devis de traiteurs, une semaine pour les comparer et prendre une décision, et une autre semaine pour signer le contrat.
3.2 Approche budgétaire –> estimer les coûts
Les coûts doivent être détaillés pour chaque étape et sous-tâche. Tu devrais inclure des marges pour les imprévus, car rares sont les projets qui respectent exactement le budget initial. La clé est de rester réaliste et d’éviter l’optimisme excessif. Un bon conseil : prévois une marge d’erreur de 10 à 20 %.
Exemple : Pour l’événement, tu as un budget de 10 000 €. Le traiteur te coûte 5000 €, la salle est déjà payée, tu prévois 2000 € pour les animations et 1000 € pour les imprévus. Niveau délais, tu estimes que tout sera prêt un mois avant la date, avec des vérifications finales une semaine avant.
Anecdote : l’organisation des JO de Paris a été plutôt bien maitrisé. Mais la note de l’organisation des JO de Londres en 2012 n’a cessé de s’envoler depuis le chiffre initial de 3 milliards d’euros lorsque Londres a remporté la compétition en 2005. Le chiffre annoncé au moment de la compétition était de 11 milliards, mais un rapport parlementaire a estimé que la facture atteignait plutôt 13 milliards, soit +330% / budget initial
Conseil pro : l’estimation est une science à part ! Ce qui est sûr c’est que tu auras toujours faux, et la question est de savoir si en général tu te trompes de 10% ou de 50%. Un plan sans étapes, c’est comme un gâteau sans couches. Autant dire que ça ne va pas tenir debout très longtemps. Si tu es à l’aise, utilise la méthode PERT, tu peux identifier le chemin critique. Une autre idée est de définir pour chaque chantier 2 durées : une optimiste, et l’autre pessimiste. Cela permettra de réagir plus vite lorsqu’on tendra vers l’option pessimiste.
4- organisation du projet : avec des outils simples
Maintenant, que tu as un découpage en étapes et une estimation des délais et des coûts, il est temps de mettre tout cela en forme. La clé ici est de choisir des outils qui te permettent de suivre facilement l’avancement du projet tout en restant compréhensible pour toutes les parties prenantes.
4.1 Choisir les bons outils
Les outils de gestion de projet sont très nombreux et doivent être adaptés à la taille et à la complexité de ton projet. J’ai créé, il y a une dizaine d’années, une plateforme logicielle qui est devenue une référence dans ce domaine, mais qui s’adresse aux entreprises et aux équipes qui gèrent des projets à budgets de +50.000€ – me contacter pour avoir des infos sur ce sujet. Pour un projet simple, un tableau Excel ou un outil comme Trello peut largement suffire. Pour des projets plus complexes, il peut être judicieux d’utiliser un logiciel de gestion de projet comme Asana ou Wrike.
Exemple : pour démarrer, rien ne vaut un tableur ! C’est simple, facile à adapter et à partager. Je ferai prochainement des articles présentant une dizaine d’exemples concrets de plan projets – abonne-toi !
4.2 Diagramme de Gantt
Un diagramme de Gantt te permet de visualiser les tâches dans le temps et de voir les dépendances entre elles. C’est un excellent moyen de garder un œil sur les deadlines et de s’assurer que tout avance comme prévu.
Exemple : sur ton diagramme de Gantt, tu verras par exemple que l’envoi des invitations dépend de la confirmation de la liste d’invités, qui elle-même dépend de la validation de ton responsable.
Conseil de pro : l’outil parfait n’existe pas. Attention aux chefs de projet qui s’abritent derrière les outils pour ne pas assumer leurs responsabilités : j’ai des noms d’entreprises et de personnes à ne pas imiter si ça vous intéresse 😉 ! Ce qui compte, c’est de choisir celui que tu es réellement prêt à utiliser, pas celui qui est juste beau sur le papier. As-tu en interne un modèle de plan projet ? N’hésite pas à intégrer les outils de collaboration comme Slack ou Teams pour faciliter la communication avec ton équipe. Un bon outil de gestion est utile, mais la clé de la communication directe reste essentielle.
5- organisation du projet : pour Convaincre !
Ton plan est en place, mais pour qu’il fonctionne, tu dois convaincre et impliquer toutes les parties prenantes. Cela inclut ton équipe, la hiérarchie, mais aussi les clients ou autres collaborateurs externes. Si tu ne parviens pas à les embarquer avec toi, ton projet pourrait patiner, voir se planter !
– voir article Les secrets pour planter à coup sur un projet
5.1 Présenter un plan clair et structuré
Lorsque tu présentes ton plan, sois clair et concis. Mieux vaut un plan bien structuré et simple à comprendre qu’un document compliqué rempli de jargon technique. Montre aux parties prenantes comment chaque étape du projet contribue à l’atteinte des objectifs.
Exemple : Pour ton événement, tu pourras démontrer que chaque étape a été soigneusement planifiée pour respecter les délais et le budget. En rappelant de manière globale les objectifs, et en donnant un aperçu visuel avec un diagramme de Gantt, tu lui montres que tout est sous contrôle… et tu gagnes en crédibilité !
5.2 Impliquer les parties prenantes
Impliquer les parties prenantes signifie non seulement les tenir informées, mais aussi les faire participer aux décisions importantes. Plus elles se sentiront impliquées, plus elles soutiendront le projet.
Exemple : Dans le cadre de ton événement, présente un plan clair à ton responsable. Explique-lui comment tu comptes respecter le budget et comment chaque étape est prévue pour garantir un succès. Demande lui son avis. En l’impliquant dans les étapes clés (comme la sélection du traiteur), tu t’assures qu’il se sentira investis.
Conseil pro : pour convaincre, évite les discours vagues, qui marchent aussi bien que de dire « T’inquiète, tout est sous contrôle» à quelqu’un, alors que tu viens d’avoir un accident ! Utilise une communication transparente. Sur un projet de 3 mois, fais des points de com toutes les 2/3 semaines, et planifie des points de contact réguliers (hebdomadaires ou mensuels) avec les commanditaires (ceux qui financent).
6- Organiser c’est bien, piloter c’est mieux !
Un bon plan de projet ne vaut rien sans un suivi rigoureux. J’ai vu des dizaines de chefs de projet faire des plannings de malade sous MS Project (beurk !) et être incapable d’en faire un suivi de qualité ! Curieusement ces projets se plantaient souvent… Il est donc indispensable de mettre en place des processus de pilotage qui te permettront de t’assurer que tout se déroule comme prévu, d’anticiper les problèmes et de réagir rapidement si nécessaire.
6.1 Suivre l’avancement régulièrement
Pour piloter efficacement ton projet, tu dois établir des points de contrôle réguliers. Ces réunions de suivi te permettent de vérifier que chaque étape est en bonne voie et d’identifier les éventuels retards ou dépassements de budget.
Exemple : Pour ton événement, organise un point hebdomadaire avec ton équipe pour passer en revue les étapes. Utilise un tableau de bord pour visualiser l’avancement de chaque tâche et identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent trop graves.
6.2 Ajuster le plan si nécessaire
Aucun plan n’est parfait ! Il y aura TOUJOURS des aléas, et les ajustements seront probablement nécessaires en cours de route. Le plus important est de ne pas t’accrocher à ton plan initial coûte que coûte, mais de rester flexible tout en gardant l’objectif en vue.
Exemple : Si ton traiteur est en retard pour te fournir les devis, tu pourrais devoir ajuster la date de sélection et accélérer les étapes suivantes pour compenser. Tu pourras aussi, ce que je préconise, lui fixer un RV au lendemain pour qu’il te donne le devis en mains propre. C’est curieux comment ça accélère souvent les choses ! 😉
Conseil pro : gérer un projet sans assurer un bon suivi, c’est comme essayer de monter un meuble Ikea sans les instructions. Tu risques de finir avec des pièces en trop, et ton meuble mal monté finira à la déchetterie ! Adopte une approche Agile, si ton projet évolue brutalement et que tu dois faire des ajustements fréquents. Cela te permettra d’être plus réactif et d’adapter tes priorités en fonction des retours ou des nouvelles contraintes.
Et maintenant… à toi de jouer !
Une organisation projet efficace est la première étape vers la réussite. Avec ces six étapes, même en étant débutant. Garde en tête que la clé du succès réside dans ta capacité à être réactif, et surtout à créer du lien avec les différents acteurs impliqués sur ton projet !
Et maintenant que tu sais tout ça, tu as la possibilité de faire comme tu veux pour piloter tes projets : soit tu fais comme tu as toujours fait, soit tu décides d’évoluer vers de nouvelles pratiques… voir les formations en gestion de projet
C’est toi qui vois ! 😉
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