Réussir son projet n’est pas donné à tout le monde ! Et se planter quand on réalise un projet, qu’il soit personnel ou professionnel, est fréquent. Parce que tout le monde en réalise au cours de sa vie – la vie n’est faite que de projets ! – et que très peu de personnes sont formées pour… Ce qui est idiot, parce qu’avec un minimum de connaissances ou de formation, on peut faire de belles choses. Je vous indique ici, à partir de mes nombreuses expériences sur le sujet, les erreurs les plus fréquentes… et les solutions pour y remédier !
1- Confondre objectif & enjeux
Ou l’art de tout mélanger…
L’erreur classique
L’objectif, c’est ce qu’on cherche concrètement à obtenir. Les enjeux, c’est pourquoi on souhaite l’obtenir et ce que l’obtention de cet objectif permettra de réaliser. Bref c’est lié, mais ça n’a rien à voir ! Confondre les deux, c’est comme prendre une boussole en pensant que c’est une carte : vous saurez dans quelle direction marcher, mais pas pourquoi vous le faites.
–> La situation : dans un projet de développement d’une nouvelle application mobile, l’objectif est de créer une solution logicielle très spécifique pour une date donnée. Les enjeux ? Offrir une meilleure expérience utilisateur pour booster les ventes. Si vous confondez les deux, vous risquez de focaliser uniquement sur les délais et la technique, et négliger la qualité de l’expérience client.
La solution pour y remédier
Clarifiez toujours les deux aspects dès le départ lors de la phase de cadrage, et faites les validez auprès de la direction ou du commanditaire. Une bonne compréhension des enjeux permet de mobiliser et de garantir que l’objectif ne devienne pas juste une course contre la montre, mais bien une réponse à un besoin stratégique.
2- S’isoler, rester dans sa bulle
Le syndrome du « solitaire » ou de « l’expert » !
L’erreur classique
Certains chefs de projet ou experts pensent qu’ils doivent tout faire eux-mêmes, se coupant ainsi des équipes. Ils se retrouvent à travailler en solo, tel un super-héros… sans équipe de soutien. Et même une fois lancés, ils se coupent de la réalité, des clients, des partenaires, des commanditaires… Et donc évitent de faire face à des changements, des critiques ou des jugements. Avant le verdict final… qui pourra être terrible !
–> La situation : imaginez un chef de projet qui, pour prouver son efficacité, ne consulte personne. Il se retrouve à prendre des décisions techniques sans l’avis des spécialistes de la question, gérant les risques seul, et, sans surprise, tout part en vrille. L’équipe, tenue à l’écart, découvre les problèmes trop tard. Résultat : retards, décalages face aux attentes, dépassements de budget, stress et insatisfaction grandissante.
La solution pour y remédier
En gestion de projet, on est le chef d’orchestre, pas celui qui joue tous les instruments. Collaborez, impliquez votre équipe, vos partenaires, n’ayez pas peur de déléguer. Vous éviterez de devenir ce « super-héros » qui finit par sombrer.
3- Pas de visibilité en mode planning
Lancer un projet sans carte ni GPS
L’erreur classique
Si vous partez en road trip sans GPS ni plan, il y a de fortes chances que vous vous perdiez. Pareil en gestion de projet : sans un macro-planning, un WBS (Work Breakdown Structure), ou plan de responsabilité (le terme que je privilégie) vous allez droit dans le mur.
–> La situation : le nouvel ingénieur recruté récemment se lance dans le développement d’un nouveau produit, mais sans plan détaillé. Très vite, il s’aperçoit que tout part dans tous les sens : les différents acteurs travaillent sur des fonctionnalités non prioritaires, tandis que des tâches cruciales sont oubliées, et à chaque réunion projet, c’est très tendu !
Un objectif sans plan précis pour y arriver n’est qu’un souhait !
Antoine de Saint-Exupéry
La solution pour y remédier
Démarrez toujours avec un plan structuré, réalisé en collaboration et validé par l’équipe. Une WBS permet de découper le projet en étapes puis en actions simples, de savoir qui fait quoi, quand et comment. Et surtout d’obtenir des engagements : un remède efficace contre le chaos !
4- Pas de responsable clairement identifié
Tout le monde est responsable… donc personne ne l’est !
L’erreur classique
Quand tout le monde est responsable d’une tâche, en réalité personne ne l’est ! Résultat : ça traîne, personne ne s’implique vraiment, on compte sur l’autre, et les responsabilités se diluent.
–> La situation : l’organisation d’un salon est attribuée à « l’équipe commerciale », mais sans responsable spécifique. Chacun pense que c’est l’autre qui doit s’en occuper, ou la responsable, ou l’assistant. A un moment on s’aperçoit qu’on est « charrette », est tout est fait dans l’urgence donc mal !
La solution pour y remédier
Identifiez un responsable pour chaque tâche ou livrable. Pas besoin d’un dictateur, juste quelqu’un qui s’assure que les choses avancent et qui est responsable de l’étape, de la phase ou de l’action.
5- Pas de traçabilité !
Au fait, qui a fait quoi déjà ?
L’erreur classique
Vous avancez dans le projet, tout le monde bosse, mais personne ne sait exactement ce qui a été fait, ce qui a été validé, ni par qui, ni quand… précisément ! Tout est dans ce mot… On sait mais vaguement. C’est comme si vous cuisiniez un plat en oubliant certaines étapes de la recette, ou la durée de mise en repos de la pâte avant cuisson.
–> La situation : le projet avance bien… jusqu’à ce que l’équipe découvre que la même fonctionnalité a été développée deux fois ou que le dossier de subvention a bien été préparé mais pas envoyé dans les temps – cas réel : une perte nette de 300 K€ pour un défaut de dépôt d’un dossier de subventions européennes dans les temps). Personne n’a mis en place un système pour suivre les actions de chacun, et tout le monde croyait que certaines tâches sont faites… jusqu’au jour où ! Du temps perdu, des fonctionnalités redondantes voire un arrêt brutal du projet !
La solution pour y remédier
Mettez en place des outils (simples !) partagés de traçabilité : mail commun (le + simple !), CRA, Ged, Jira, Trello, Intra’Know …) et assurez-vous que chacun documente régulièrement ses actions. Cela permet de suivre l’avancement, d’éviter les doublons et de mieux gérer les priorités.
Nota : une fois mise en oeuvre, la traçabilité ne demande pas plus de 5 à 10 minutes par jour. Il vaut mieux perdre 5 minutes par jour que perdre un client, perdre son poste ou risquer la survie de l’entreprise, non?
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6- Pas de gestion des risques
« Je vous l’assure, notre paquebot est insubmersible ! »
L’erreur classique
Négliger les risques, c’est un peu comme ignorer les icebergs : on sait qu’ils existent, mais on espère ne jamais les croiser. Et quand ça arrive, ça fait mal ! Souvent j’entends la phrase suivante : « oui mais on ne peut pas prévoir les aléas, c’est comme la météo ! ». Certes… Mais on peut envisager les différents scénarios et s’y préparer. Si vous organisez la cérémonie des JO en priant pour qu’il ne pleuve pas, sans avoir prévue des tenues adaptées, alors vous prenez le risque d’être ridicules devant 2 milliards de personnes.
–> La situation : par exemple, vous lancez un projet IT sans prévoir les risques liés aux départs des interlocuteurs, aux incompréhensions avec le client (risque = 1 c’est-à-dire 100% de chance qu’ils arrivent !) ou à des changements dans les attentes ou les spécifications. Un mois avant la deadline, vous réalisez que la personne avec qui vous échangez depuis 1 an part à la concurrence… Et donc que vous ne pourrez jamais tout livrer ce qui est attendu et dans les temps car ses dernières exigences n’étaient pas conformes… Là c’est panique à bord.
La solution pour y remédier
Identifier les risques principaux dès le début. Qualifiez les : isolez ceux qui ont le plus de chance de se produire et qui auront un fort impact sur la réalisation du projet. Utilisez des méthodes comme l’analyse Gravité/Fréquence, ou le SWOT, établissez un plan de contingence et suivez de près les zones à risque. Intrégrez ces élémentsd ans le plan de responsabilité. Vous ne pourrez sans doute pas éviter tous les icebergs, mais vous saurez contourner et anticiper les principaux : et c’est ce qu’on vous demande..
7- Aucune capitalisation ou retour d’expérience !
« Toujours repartir de zéro, c’est tellement bien ! »
L’erreur classique
C’est sans doute une des phrases qui m’agace le plus : « Ha mais on a déjà fait cette erreur sur un autre projet l’année dernière ! ». Terminer un projet et ne pas prendre le temps d’en tirer des leçons, c’est comme souhaiter ne pas progresser, et rater une bonne occasion d’apprendre de ses erreurs… et de ses succès !
–> La situation : après avoir bouclé un projet complexe, personne ne prend le temps de formaliser ce qui a bien fonctionné et ce qui a échoué. Quelques mois plus tard, lors d’un projet similaire, les mêmes erreurs se répètent, faute d’avoir documenté les retours d’expérience, ce qui revient à payer 2, 3, 4 fois pour la même erreur.
La solution pour y remédier
Capitalisez sur chaque projet ! Prenez le temps de rédiger un retour d’expérience, un « lessons learned »,… Identifiez ce qui vous a posé le plus de problèmes, et si votre WBS est bien fait, faites en une trame générique. Pensez à le partager dans la base de connaissances ! Ce sera votre boussole pour vos futurs projets et ça vous évitera de partir de la page blanche.
8- Ne pas avancer en mode itératif et progressif !
La seule chose qu’on sait, c’est qu’on ne sait pas
L’erreur classique
Penser que tout doit être parfait du premier coup, c’est totalement utopique, ça n’existe pas ! En gestion de projet, rien n’est figé, et les changements sont la seule constante.
–> La situation : un chef de projet décide de ne pas valider de résultats intermédiaires. Résultat : l’équipe conçoit pendant 6 mois sans feedback client. Lors de la livraison finale, le client annonce que ce n’est pas du tout ce qu’il attendait et décide de ne pas payer. Panique, crise, tensions… Grosses pertes financières !
La solution pour y remédier
Travaillez en mode itératif (méthode Agile). Validez les résultats intermédiaires, avancez par petites étapes, testez, corrigez, ajustez. Ça vous évitera bien des surprises et le résultat final sera déjà pré validé par le client.
9- aucun indicateurs de pilotage ou tableau de bord !
Naviguer à l’aventure, sans boussole ni repère !
L’erreur classique
Si vous ne suivez pas l’avancement de votre projet à l’aide d’indicateurs, c’est comme si vous pilotiez un avion dans le brouillard… sans aucun instrument de bord. C’est pas le meilleur moyen pour être zen, et ça risque de finir très mal.
–> La situation : le projet avance, mais personne ne sait réellement où en sont les coûts, les tâches critiques. Aucun indicateur de performance, les délais sont dépassés, le budget explose, et le chef de projet s’en aperçoit trop tard.
La solution pour y remédier
Mettez en place dans un 1er temps 3 KPI (indicateurs de performance). Suivez le taux d’avancement, le respect des délais prévus, les jalons intermédiaires, et surveillez les gros postes budgétaires. Une fois que les 3 premiers fonctionnent, ajoutez-en 1 ou 2, faites un tableau de bord en 1 page. Et faites le vivre, partagez le, et commentez le de quelques phrases synthétiques. Vous pourrez ainsi anticiper certaines dérives, et surtout réagir à temps !
10- Pas de méthode de GP claire et partagée !
Une méthode ? Pourquoi faire ? Nous c’est free style et impro totale!
L’erreur classique
La phrase qui tue : « Oui mais nous, on est dans la créa tu comprends, on aime bosser dans l’urgence, et puis on n’aime pas trop les contraintes ! ».
Sans méthode claire, partagée, structurée, le projet avance comme un bateau sans gouvernail. Il bouge, il avance mais va-t-il dans la bonne direction ? En fait on n’en sait rien, et surtout le niveau d’efficacité est très faible !
–> La situation : une équipe démarre un projet sans méthode spécifique en se faisant confiance. Au début, ça roule. Mais très vite, la confusion règne, les priorités explosent, les contraintes liées à d’autres projets tendent les relations : tâches non priorisées, réunions improductives, manque d’efficacité, baisse d’implication, décisions prises sans consensus. Résultat : un projet chaotique, livré en retard, des relations explosives…
La solution pour y remédier
Adoptez une méthode de gestion de projet, quelle qu’elle soit, mais simple à mettre en œuvre (pas un truc d’ingénieur !) et partagée par tous. Cela donnera un cadre clair, une direction, et permet à tout le monde de comprendre comment les choses doivent avancer.
réussir ses projets en synthèse…
Déjà si vous évitez ces 10 erreurs classiques et fréquentes en suivant ces conceils et en mettant les pratiques et outils adaptés, vous gagnez en crédibilité, et vous améliorerez sensiblement les choses.
Mais le meilleur moyen, c’est de définir et mettre en place une méthode adaptée à la culture de votre organisation. Car ce n’est jamais la même méthode qu’on met en place, qu’on soit dans les services, le domaine commercial, l’industrie, l’associatif, le public…
En résumé, un projet, c’est comme un bon repas : on ne peut pas tout faire à l’improviste. Si on veut que les invités en garde un bon souvenir, et ne se couchent pas avec une indigestion ou le ventre lourd, il faut de bons ingrédients, un bon timing, de bons ustensils (outils), de la collaboration…
Et aussi un peu de sang-froid et d’humour pour faire face aux difficultés et ne pas se laisser dépasser par les évènements !
Réussir son projet : maintenant, c’est à vous de jouer !
Vous souhaitez réussir vos projets et avez la responsabilité d’une équipe, même de 3-4 personnes, ou d’un projet perso ou pro ? Offrez vous, et offrez leur une formation de 1er niveau sur le sujet. Car maintenant que vous êtes conscient du problème, vous avez deux options : soit vous ne faites rien, soit vous agissez dès aujourd’hui… C’est vous qui voyez ! 😉
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