Si on vous demande Trello c’est quoi ?, répondez que c’est un outil visuel de gestion de projet qui aide les individus et les équipes à organiser leurs tâches et à collaborer de manière efficace. Basé sur la méthode Kanban, il permet de visualiser le travail à travers des tableaux (ou « boards »), qui représentent un projet ou un ensemble de tâches à accomplir. Je vous présente quelques exemples concrets pour mieux comprendre comment il fonctionne et pourquoi il peut vous être utile..
1. Trello, Principes de fonctionnement
Trello est basé sur la méthode Kanban, qui propose de représenter les éléments de travail visuellement. Présenté sur un tableau, celà permet aux membres de l’équipe de voir l’état de chaque élément de travail à tout moment. Le logiciel Trello est donc basé sur cette apprpche visuelle.
Voici comment ça fonctionne :
– Tableaux (ou boards) : Chaque board est une sorte de tableau blanc virtuel où vous gérez un projet ou une étape spécifique.
– Colonnes (ou lists) : Ces colonnes représentent les différentes étapes d’avancement d’un projet, comme « À faire », « En cours », et « Terminé ». Vous pouvez les personnaliser selon les besoins de votre projet.
– Cartes (ou cards) : Chaque carte correspond à une tâche ou une action à effectuer. Elles peuvent contenir des détails comme des descriptions, des échéances, des fichiers joints, et même des listes de contrôle pour suivre les sous-tâches.
– Membres : Vous pouvez assigner des membres d’équipe à chaque carte pour que chacun sache clairement qui est responsable de quelle tâche.
Le talent, ça n’existe pas. Le talent,
Jacques Brel
c’est d’avoir envie de faire quelque chose.
L’un des grands avantages de Trello est sa simplicité d’utilisation et sa flexibilité. Il peut être utilisé pour des projets professionnels comme personnels, de la gestion d’un planning de vacances à l’organisation d’une campagne marketing. Grâce à son interface visuelle, il permet de voir facilement l’avancement de chaque tâche et d’ajuster les priorités en temps réel.
Trello est également collaboratif : il permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un tableau, d’ajouter des commentaires, de discuter des tâches, et de recevoir des notifications lorsqu’il y a des mises à jour importantes.
2. Trello : exemples d’utilisation équipe Marketing
Imaginons une équipe marketing qui doit lancer une campagne de publicité pour un nouveau produit. Ils créent un tableau Trello pour organiser toutes les tâches nécessaires à la campagne :
Colonnes : Ils commencent par créer des colonnes telles que « Idées », « Contenu à créer », « En cours de validation », « À approuver », et « Campagne en ligne ».
Cartes : Sous chaque colonne, ils créent des cartes pour chaque tâche spécifique, comme « Rédaction du script vidéo », « Création des visuels publicitaires », « Publication sur les réseaux sociaux ». Chaque carte contient des détails comme la personne responsable, la date limite, et des listes de contrôle pour les sous-tâches.
Collaboration : Chaque membre de l’équipe est assigné aux cartes qui les concernent. Ils peuvent commenter les cartes pour poser des questions ou donner des mises à jour, et joindre des fichiers (comme des maquettes ou des vidéos) directement dans la carte. Une fois une tâche terminée, la carte est déplacée dans la colonne suivante, facilitant la visualisation de l’avancement du projet.
Utilisation concrète : L’équipe peut suivre le statut d’une vidéo promotionnelle en la déplaçant depuis la colonne « Rédaction du script vidéo » jusqu’à « En cours de validation » lorsqu’elle est soumise pour approbation, et enfin dans « À approuver » une fois que la version finale est prête. Tout le monde peut voir en un coup d’œil où en est la vidéo et ce qu’il reste à faire.
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3. Trello : exemples d’utilisation équipe technologique !
Prenons un autre exemple, celui d’une équipe de développeurs qui travaille sur une nouvelle application mobile. Ils utilisent Trello pour suivre les différentes phases de développement :
Colonnes : « Backlog » (toutes les idées de fonctionnalités à développer), « En développement », « En phase de test », « Déploiement en production », « Terminé ».
Cartes : Chaque carte représente une fonctionnalité ou un bug à corriger, comme « Développer l’interface utilisateur », « Créer un système de notifications », ou « Résoudre un bug d’affichage ». Ces cartes contiennent des descriptions techniques, des pièces jointes (comme des captures d’écran des bugs) et des commentaires pour discuter de l’état d’avancement.
Étiquettes et dates limites : Les développeurs peuvent utiliser des étiquettes de couleurs pour indiquer les priorités (« Urgent », « À faire plus tard ») et ajouter des dates limites pour s’assurer que les livraisons sont faites dans les temps.
Utilisation concrète : L’équipe identifie un bug urgent dans la fonctionnalité de paiement. Une carte est créée avec une étiquette rouge « Urgent », assignée à un développeur spécifique, et la tâche est déplacée de « Backlog » à « En développement ». Une fois le bug corrigé et testé, la carte passe dans « Terminé », ce qui montre à l’équipe que le problème a été résolu.
Voir article Trello, un outil de gestion de projet accessible !
4. Trello : utilisation personnelle de suivi de taches
Trello n’est pas seulement réservé aux grandes équipes, il peut aussi être utilisé pour des projets personnels. Par exemple, imaginez que vous planifiez l’organisation de votre déménagement.
Colonnes : Vous pouvez créer des colonnes comme « Préparer les cartons », « Trouver un déménageur », « Faire les changements d’adresse », « Faire les branchements : eau, téléphone, électricité, …), « À prévoir le jour J ».
Cartes : Chaque carte représente une tâche individuelle comme « Appeler les déménageurs pour comparer les prix », « Vendre les meubles inutiles », « Acheter des cartons », ou « Prévenir la banque pour changer l’adresse ».
Checklists : Vous pouvez ajouter une liste de contrôle dans une carte pour les sous-tâches. Par exemple, dans la carte « Préparer les cartons », vous pouvez avoir une liste avec des éléments comme « Vêtements », « Vaisselle », « Livres ». Chaque fois que vous remplissez un carton, vous cochez une case de la liste.
Utilisation concrète : Si vous avez des cartons à préparer pour différentes pièces de votre maison, vous pouvez créer une carte pour chaque pièce (« Chambre », « Cuisine », etc.), avec une checklist pour les objets à emballer. Cela vous permet de suivre les progrès et de voir clairement ce qui est fait ou reste à faire avant le déménagement.
Gérer un projet, en 5 étapes !
Piloter un projet efficacement demande de la rigueur, une bonne organisation et une vision claire des objectifs à atteindre. Voici cinq étapes clés pour piloter un projet du début à la fin, tout en optimisant les chances de succès.
1- Définir les objectifs et le périmètre du projet
La première étape, la plus importante, consiste à clarifier ce que vous voulez accomplir. Il est essentiel de définir les objectifs du projet de manière précise, les enjeux, les moyens disponbles, et de s’assurer des appuis et soutiens managériaux.
2- Planifier les étapes et les ressources
Vous devez ensuite planifier les étapes du projet. Cela consiste à diviser le projet en plusieurs tâches ou phases, à estimer la durée – charge / délai – de chacune, et à déterminer les ressources nécessaires (humaines, matérielles, financières). Un outil comme Trello ou un diagramme de Gantt peut être utile pour visualiser cette planification.
3- Suivre l’avancement du projet
Pendant l’exécution du projet, il est crucial de suivre en continu l’avancement des tâches. Organisez des points réguliers avec l’équipe pour faire le bilan et ajuster dès que c’est nécessaire. Les outils de gestion de projet (comme Trello, Asana, Monday, Excell, ou un logiciel de suivi) vous aideront à suivre l’état des tâches en temps réel.
4- Gérer les risques et les imprévus
Tous les projets sont exposés à des imprévus : retard dans les livraisons, absence d’un membre clé de l’équipe, problème technique, etc. Il est donc essentiel d’identifier les risques potentiels dès le début et de prévoir des solutions de secours pour y faire face.
5- Clôturer le projet et capitaliser
Cette phase inclut une évaluation complète pour vérifier que tous les livrables ont été remis selon les critères de qualité attendus. Vous devez aussi organiser une réunion de clôture avec l’équipe, étape cruciale pour capitaliser sur l’expérience et améliorer les futurs projets.
6. Trello, un outil efficace
Trello fonctionne bien pour plusieurs raisons :
– Visuel et intuitif : Le déplacement des cartes entre les colonnes rend le suivi des tâches simple et visuellement clair. Vous voyez immédiatement l’état du projet, les tâches en cours et celles à venir.
– Flexibilité : Vous pouvez l’adapter à tous types de projets, des plus simples aux plus complexes. Il est possible de personnaliser les colonnes, les cartes et d’ajouter des fonctionnalités comme des listes de contrôle, des pièces jointes, ou des étiquettes colorées pour classer les priorités.
– Collaboration fluide : Tout le travail est centralisé. Il n’y a plus besoin de chercher des e-mails ou des documents dispersés, car tout est dans Trello, et chacun peut suivre les mises à jour en temps réel.
Mais ne vous trompez pas : Trello n’est qu’un outil qui vous aidera mais ne vous permettra pas de gérer véritablement un projet, d’assurer la traçabilité, la capitalisation, la veille, ni le pilotage des risques ou du budget. De plus il n’offre aucun suport pour définir correctement le cadrage, sachant que le cadrage est à mon sens une des principales sources de plantage de projet !
Voir article Plantez tous vos projets : la méthode en 10 leçons !
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Vous pouvez aussi espérer obtenir des changements sans rien changer de vos méthodes et pratiques…
C’est vous qui voyez ! 😉
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